Globalisering och digitalisering har ökat våra sårbarheter. Samtidigt har hotaktörernas aktivitet och intresse av att försvaga Sverige intensifierats. När nu så många fler än tidigare med anledning av den nya Säkerhetsskyddslagen omfattas av ansvaret av att skydda Sverige och våra gemensamma intressen, är det lätt att det uppstår luckor och brister i det ”skyddspussel” som lagen och det underliggande konceptet är tänkt att skapa.
Fler organisationer behöver förstå sin del i detta och att de själva annars riskerar att utsätta sin egen verksamhet och personal, för stora men kanske för dem själva idag okända risker.
SRI har valt att tydligt och aktivt bistå i att vara en del i detta pussel och koncept. Vi ska vara med, vi ska ligga i framkant och vi ska aktivt skydda Sverige och våra gemensamma intressen.
SRI och en av våra kunder har nyligen avseende personalsäkerhet, som är ett mycket viktigt område inom ramen för säkerhetsskydd och där det idag krävs ett rejält kunskapsbyggande språng inom privat sektor, fått väldigt fin återkoppling från en av de kontrollerande myndigheterna.
Vår kund återkopplar att våra grundutredningar och säkerhetsprövningsintervjuer håller toppklass och är av högsta kvalitet. När vi även får höra att de sammanställda dokumenten och beslutsunderlagen särskiljer sig betydligt från vad man ifrån myndighetens sida är van vid att se då man utför kontrollverksamhet och både vår kund och vi uppmanas att fortsätta sticka ut på detta positiva sätt – då blir man lite extra stolt!
Tidigare pratade man i termer om propaganda vilket syftade till att sprida falsk eller vilseledande information i syfte att påverka den allmänna opinionen.
Idag används istället termer som ”informationspåverkan” eller ”påverkanskampanjer” då strategin istället är att använda sanna kampanjer som en form av trojansk häst och sedan dölja viss felaktig information i dessa. Syftet är att förvirra, sprida tvivel och få personer att dela detta vidare. I förlängningen bidrar detta till att urholka demokratin.
Gränsen mellan information och påverkan, och mellan fakta, och åsikter har blivit otydligare. Detta innebär att om du inte fullt ut läst eller granskat det innehåll som du sedan väljer att skicka vidare kan du därav enkelt missta budskapet och i alla välmening dela ett budskap du inte alls står bakom.
Så mitt tips idag: Var källkritisk!
För att på enklaste vis ha det källkritiska tänkande i bakhuvudet kan du använda de sex frågeorden:
Vem: Vem har skrivit informationen? Vet du med säkerhet vem som skapat informationen? Är skaparen verkligen den utger sig dör att vara? Idag finns det ett stort antal fiktiva aktörer ute på nätet och identitetskapning ar är även de vanligt förekommande.
Om du själv delar information vidare riskerar du att få dina vänner att värdera informationen högre och mer korrekt eftersom de litar på dig och ditt omdöme vilket är problematiskt och ställer ännu högra krav på att vi källgranskar det vi delar till våra vänner.
Vad: Vad är det för typ av information? Är det fakta eller åsiktsbaserat?
Var: Var har informationen publicerats? Vad står exempelvis sajten eller tidningen som publicerat informationen för?
När: När skapades informationen? Är det fortfarande relevant och korrekt?
Hur: Hur hittade du informationen? Är källan tillförlitlig eller kommer den exempelvis från en ”filterbubbla” det vill säga en algoritm på nätet som riktat informationen att nå just dig?
Varför: Varför har informationen skrivits? Vad är syftet med just den här informationen?
Kontrollera gärna informationen med mer än en källa innan du delar. Och gå då inte i fällan att kontrollera informationen på två ställen som i sin tur har fått sin information från samma ursprungskälla.
Hur vet man om någon ljuger? Frågeställningen är värd att fundera på och insikten om att vi måste bli bättre på att indikera lögner och bli bättre på att genomföra svåra samtal är slående.
Hur gör vi då när vi hamnar i situationer där vi misstänker att en person far med osanning? Kan vi med säkerhet veta om en person ljuger eller inte?
Det bästa utgångsläget för att indikera lögner har du givetvis om du har något bevis att luta dig mot eller uppgifter att referera till. I rekryteringssammanhang och vid säkerhetsprövningar är bakgrundskontroller och referenstagning viktiga verktyg.
Utöver fakta och hårda bevis kommer man sedan långt genom att:
Lyssna
Vad är det personen egentligen säger?
Vad är det personen inte säger?
Vad säger forskningen om lögner? Enligt Pär Anders Granhag, professor i psykologi vid Göteborgs universitet är 80% av befolkningen beredda att underhålla något negativt om sig själv om de i en anställningsintervju får frågan:
”Finns det något mer jag ska veta om dig för att kunna bedöma om du är lämplig för den här tjänsten eller inte?”
Granhag menar även att kvinnor och män även ljuger om olika saker. Generellt sett ger kvinnor fler falska komplimanger och män är mer benägna att framställa sig själv i bättre dager.
Våga fråga
Det är viktigt att du ställer de obekväma följdfrågorna.
Vi människor tycker att det är otroligt jobbigt att ljuga.
Den absoluta majoriteten av oss undviker det in i det längsta.
Ofta tar vi en enkel utväg och ”drar en Miller”.
Millers lag säger: ”För att förstå vad en person säger måste du förutsätta att det är sant och försöka föreställa dig vad som gör det sant.”
Kort och gott kommer en person även i pressade lägen att lämna en sann redogörelse. Problemet är att redogörelsen utelämnar vissa väsentliga fakta, exempelvis:
Jag brukar inte lämna ut mitt lösenord…
Jag borde lämnat jobbet runt kl…
Jag har inget särskilt emot min arbetsplats….
Jag följer nästan alltid våra säkerhetsrutiner…
Jag dricker inte så mycket….
Jag har aldrig provat tyngre droger…
Jag berättade inte så mycket…
Det var nog allt jag gjorde…
Jag har inte träffat X….
Redogörelserna ovan kan ge sken av att ha svarat på en fråga men har oftast inte svarat på frågan alls. Det finns bevisligen mycket utelämnade information i meningarna ovan. Det kan vara lockande att låtas sig nöjas med dessa svar istället för att ställa de jobbiga motfrågorna.
När en person fråntas möjligheten att ”dra en Miller” genom en tydlig och rak fråga kommer många att svara sanningsenligt. Vi gillar helt enkelt inte att ljuga.
Genom att arbeta med så enkla saker som AKTIVT LYSSNANDE och ATT VÅGA FRÅGA kommer ni att komma långt i era samtal.
För att bli en duktig samtalsledare krävs det en grundläggande förståelse för samtal och vissa mekanismer kring samtal men den viktigaste nyckeln är sedan att öva och pröva. Det är först när du känner dig trygg i dig själv och ditt agerande du har förmågan att verkligen lyssna på den du samtalar med.
På SRI utbildar vi arbetsgivare i samtalsteknik, i att hålla svåra samtal och i säkerhetsprövningsintervjuer. Flera av våra utbildningar erbjuder även möjligheten att öva tillsammans med professionella skådespelare.
Under de senaste åren har ett stort antal företag och myndigheter fått förnyade lagkrav genom den nya säkerhetsskyddslagen. Verksamheter som fått revidera sitt arbetssätt är exempelvis de aktörer som antingen levererar varor till flygplatser eller skickar försändelser via flygfrakt genom certifikaten Känd avsändare och Känd leverantör.
SRI:s säkerhetsexperter har under våren arbetat tillsammans med ett flertal av dessa organisationer och hjälp dem att genomföra den förflyttning som de nya kraven inneburit.
Ett av våra senaste samarbeten är med ett globalt tillverkningsbolag med tillverkning i Sverige. Företaget har sedan många år innehaft certifikatet Känd avsändare men de kände sig ändå inte helt trygga i den nya lagstiftningen.
Under det första mötet med företaget deltog representanter från både HR och säkerhetsavdelningen, vilket var ett gott tecken. De hade tidigt förstått att denna lagstiftning kräver ett starkt samarbete mellan HR och Säk.
Efter uppstartsmötet följde ett antal möten där allt ifrån information till berörda medarbetare, till fackliga organisationer och framtagande av en lokal FAQ avhandlades.
SRI:s säkerhetsexpert Erica Eriksson arbetade tillsammans med kunden fram en nytt och reviderat Säkerhetsprogram. Då bolaget inte kände sig trygga i att genomföra säkerhetsprövningarna internt i detta skede så hjälpte vi dem även med att genomföra de första säkerhetsprövningarna. Dessa genomförde vi bland annat med hjälp av våra digitala verktyg: Digital referenstagning och Bakgrundskontroller.
Våra erfarna samtalsledare genomförde därefter säkerhetsprövningsintervjuer, skrev rapporter och avrapporterade samt agerade rådgivande till företagets Säkerhetskyddschef inför dennes beslut.
”Personligen har jag uppskattat detta projekt. Det är en otroligt givande och utvecklande att vara del av verksamhetens förflyttning. Eftersom jag är en sån nörd inom personalsäkerhet och säkerhetsprövningar blir jag själaglad över att få implementera denna typ av process i en verksamhet som är lyhörd och vill uppfylla kraven kvalitativt och hållbart,” säger Erica Eriksson.
Resultatet är inte helt klart ännu men detta delprojekt innebär att verksamheten nu har laguppfyllnad och känner en trygghet i att leva upp till de krav som Transportstyrelsen ställer på dem inom personalsäkerhet.
Nästa steg är att utbilda den egna organisationen i såväl säkerhetsprövning som uppföljande säkerhetsprövning samt grundläggande kunskap om säkerhetsskydd.
Efter nästa steg kommer organisationen ha de verktyg de behöver för att kunna hantera både rutinmässiga förfaranden i sin säkerhetsprövning men även ha rutiner och verktyg i form av chefsstöd och utbildning för att hantera incidenter och plötsligt uppkomna situationer kopplade till just personalsäkerhet.
När vi är klara kommer företaget att ha en fungerande process vilken linjerar med lagkraven. De kommer ha ett uppdaterat säkerhetsprogram samt ett helt nytt chefsstöd.
Konceptet och certifikatet Känd avsändare från Transportstyrelsen innebär en avsevärd förenkling av flygfrakt som annars måste genomgå tullklarering för gods. Kraven för att som företag få vara certifierad är dock höga och inom kort intensifieras Transportstyrelsens kontroller av kända avsändare.
För att bli klassificerad som Känd avsändare måste ett företag först få ett certifikat utfärdat av Transportstyrelsen. Företaget måste sedan säkerställa att de följer det nya regelverk som trädde i kraft den första juli 2019 och som, tillsammans med Säkerhetsskyddslagen, omfattar alla certifierade organisationer.
Vår säkerhetsexpert Erica Eriksson har under de senaste månaderna arbetat nära flera svenska företag som lyder under Känd avsändare:
”Vi har sedan reglerna förändrades sommaren 2019 genomfört ett antal konsultuppdrag, och även genomfört större projekt, som båda syftat till att reaktivt stödja certifierade organisationer som haft som gemensam nämnare att de fått nedslag efter utförd revision.
I dessa projekt har det varit tydligt att våra kunder haft stor nytta av att anlita extern expertis för att bena ut vad som behöver göras, exekvera på det som behöver göras omedelbart och samtidigt proaktivt bygga långsiktiga strategier för framtiden.”
Digitalt koncept för Känd avsändare
På SRI hjälper vi organisationer med helhetslösningar kring känd avsändare såväl som delprojekt, vi utbildar genom vår egen akademi och stöttar HR- och säkerhetsavdelningar med det löpande kommunikationsarbetet.
Våra experter har både erfarenhet av att agera projektledare och strategiska rådgivare såväl som bistå med operativ avlastning som konsulter.
”De kunder vi har arbetat med i både större och mindre projekt har
uppskattat vårt digitala koncept där vi levererar färdiga akter tillsammans med
instruktioner och rutiner, färdiga för orientering och överlämning till kundens
säkerhetsansvarige,” fortsätter Erica.
Höga krav för att bli godkänd
Kraven för kända avsändare framgår av Transportstyrelsens
föreskrifter (TSFS 2016:1) om luftfartsskydd. För att bli godkänd som känd
avsändare måste ett företag uppfylla höga krav när det gäller hantering av
identifierbar flygfrakt/flygpost.
I Transportstyrelsens dokumentation kan man läsa att detta i
korthet innebär:
Krav på att utse en person på varje anläggning
som har ansvaret för säkerhetsåtgärderna. Denna befattning omfattas av krav på
säkerhetsprövning och placering i säkerhetsklass 3 samt krav på utbildning.
Befattning som innebär att en person har
tillgång till identifierbar flygfrakt omfattas av krav på säkerhetsprövning och
placering i säkerhetsklass 3 samt krav på att de har viss utbildning.
Tillträdeskontroll och fysiskt skydd av
anläggningen och de lokaler där flygfrakt förvaras/hanteras/klargörs.
Skydd mot obehörig åtkomst under transport
Intensifierad kontroll av kända avsändare inom kort
Erica berättar vidare att det många gånger är utmanande för
organisationer att få alla pusselbitar på plats och att tillsynen kommer att
öka inom kort:
”I alla steg i den här rätt komplexa processen kan det vara bra
att knyta till sig en extern partner som operativt stöd och som rådgivare. Både
när det gäller strategiskt arbete med att till exempel utforma policys och när
det gäller operativt genomförande av grundutredningar och internkommunikation
kring arbetet med certifikatet.”
”Transportstyrelsen indikerar nu även att de kommer intensifiera sin kontrollverksamhet inom detta område från sommaren 2020 och framåt då det nya regelverket funnits i ett år.
Jag välkomnar därför företag som omfattas av Känd avsändare och som därmed inom kort kommer att kontrolleras att ta en kontakt om de behöver hjälp med en genomlysning av hur väl man svarar upp mot de högt ställda kraven.”
Om din organisation omfattas av Känd avsändare och du vill veta
mer om hur vi hjälper andra organisationer att upprätthålla certifikatet,
kontakta gärna Erica Eriksson via erica@sri.se.
® Scandinavian Recruitment Intelligence 2022 | Skapad av Lightweb
