När du väljer att samtycka till att dina personuppgifter hanteras inom ramen för en bakgrundskontroll, oavsett hos vilken leverantör detta är, är det viktigt att dessa hanteras säkert.

Att de inte kan nås av obehöriga, att de hanteras på en ”need-to-know”-basis, att de skyddas mot förvanskning och att de förstörs på ett säkert sätt som omöjliggör en återskapning.

Dels för att det såklart är dina känsliga personuppgifter, att dessa ska skyddas osv. för din skull. Och dels också för att du kanske är på väg in i en organisation där integritet är viktigt även för dem, exempelvis kanske en börsnoterad organisation.

Läckage av en sammanställd rapport i samband med en genomförd bakgrundskontroll kan dels skapa ett stort obehag för dig som enskild men också orsaka oönskade konsekvenser för den organisation som du tillhör.

Den nya lagstiftningen syftar på många sätt till att omhänderta och skapa förutsättningar till en begränsad åtkomst och en säker förvaring, hantering, spridning och destruering av dina personuppgifter. 

När du samtycker till att vi på Scandinavian Recruitment Intelligence får hantera dina personuppgifter vill vi att du ska veta att vi tar din integritet på största allvar och verkligen har prioriterat säkerheten runt dina uppgifter.

Vi ser inte dina uppgifter innan ditt samtycke är noterat, vi ser dem inte heller när vi koordinerar ärenden internt. Endast den enskilda och unika medarbetaren hos oss som kommer att få ditt ärende tilldelat är den som först ser dina uppgifter och vet vem Du är.

Vi har en intern policy om att inte diskutera ärenden och kontroller internt om det inte krävs för att lösa uppgiften. Vi lämplighetsprövar all vår personal som ska arbeta med bakgrundskontroller.

Efter en leverans förstör vi skyndsamt dina personuppgifter så att dessa inte lagras i onödan, efter 72 timmar finns du och dina uppgifter inte längre kvar och den data som handlat om dig är för alltid förstörd.

Du och dina personuppgifter är vårt absolut största skyddsvärde!

Siffror visar på att cirka 41% av företag som genomför bakgrundskontroller har en önskad om att effektivisera sina processer med sin leverantör. För att lyckas åstadkomma detta erbjuder vi här några snabba tips som hjälper er att effektivisera bakgrundskontrollprocessen.

5 tips för att effektivisera bakgrundskontrollprocessen:

1. Det första steget är att fundera när i rekryteringsprocessen som bakgrundskontrollen aktiveras, är det möjligt att aktivera detta tidigare för att på sätt bli mer effektiva?
2. Det andra steget är att se över sin leverantör. Kan de möta de behov som ni på ert företag har? Ger de er möjlighet att utforma kontrollen efter den informationen som ni behöver ha?
3. Vidare är det högst relevant att välja en leverantör som har en GDPR-säker process så att ni som slutkund inte behöver fundera kring intresseavvägning eller samtyckes-processer. Om er leverantör tar GDPR-frågan på allvar så bör den även ta ansvar för detta. Det är så klart en enorm tidsbesparing men också tryggt då de följer lagen sedan den 25 maj 2018.
4. Välj en leverantör där samtycket hanteras genom exempelvis Bank-ID istället för signering och vidimering på blanketter, då ökar hastigheten. Det blir också en förbättrad kandidatupplevelse. Trots dessa enkla delar visar undersökningar att endast ett fåtal leverantörer uppfyller och tar ansvar för dessa viktiga områden.
5. Det sista att tänka på är att all nödvändig och initial information finns korrekt och kontrollerad när du lägger din beställning. Make a list, check it twice. Det förhindrar övriga och onödiga förseningar.

För oss på Scandinavian Recruitment Intelligence så är effektiviteten och kandidatupplevelsen av allra största vikt samtidigt som kvaliteten ska bibehållas.

Vi har utvecklat ett system som tar tillvara på alla dessa punkter. Vår målsättning är enkel, vi ska vara leverantör av bakgrundskontroller och med en kvalitet av världsklass! Där vi värnar om den personliga integriteten samtidigt som vi håller högsta nivå på våra bakgrundskontroller tack vare en väl utvecklad metod.

För oss är det viktigt att både kunder och kandidater upplever våra bakgrundskontroller som smidiga, snabba och får sina behov sedda.

Vill du veta mer hur vi gör detta och hur vi kan hjälpa er, hör av dig till oss på contact@sri.se eller slå en signal så berättar vi gärna!

Rekryteringsprocesser blir allt mer tidskrävande och komplicerade. Man upptäcker fler och fler faktorer som är avgörande för att en rekrytering ska bli lyckad, och med dessa faktorer blir även hindren fler.

Rapporten ”Det är Attityden, Dumbom” som är skriven av Företagarna i november 2016 vittnar om att de främsta hinder som företagen ser kopplat till att hitta rätt kompetens och knyta den till företaget är:

Det är Attityden, Dumbom som är skriven av Företagarna i november 2016 vittnar om att de främsta hinder som företagen ser kopplat till att hitta rätt kompetens och knyta den till företaget är:

• kostnad för att ha anställda,
• hitta rätt attityd/egenskaper
• hitta rätt erfarenhet.

73% av företagare anger att det är ett stort eller mycket stort hinder i rekryteringsprocessen att hitta personer med rätt attityd/egenskaper, vilket därför utgör det näst största efter kostnader (Företagarna 2016).

Just detta hinder kan ses som något omöjligt att säkerställa innan anställning, främst för att det kräver ett så pass omfattande arbete.

Scandinavian Recruitment Intelligence utmärker sig från konkurrerande verksamheter genom att vi har framställt ett verktyg för att ta fram just denna information. Med dessa verktyg så tittar vi på internet och sociala medier, vilket är källan till att hitta en persons sanningsenliga attityder.

Det är i den digitala världen som människor exponerar sig själva som mest och känner få gränser för vad de kan uttrycka sittandes bakom en skärm. Utöver detta så är det få som inser att rekryterare och arbetsgivare kan undersöka det material de delar och lämnar det omedvetet öppet.

Detta område är något som traditionellt är ömtåligt att ta i, då man ofta anser att det är svårt att göra en bedömning utan att värdera innehållet. Vi kan med vårt R.I.S.C verktyg analysera informationen utan värdering och levererar även välformulerade intervjufrågor vars svar belyser de fynd som gjorts i sökningen.

Dessa frågor ger dig som arbetsgivare/rekryterare större insyn i personens karaktär och attityder. Du kan på detta sätt säkerställa att du har en kandidat vars åsikter stämmer överens med ditt företags värdegrund.

Med vårt avancerade verktyg och skarpa analyser så hjälper vi dig att erövrar det stora hindret att hitta personer med rätt egenskaper/attityder- något som lämnar dig trygg i din rekrytering.

Nu, ett par årtionden in i det vi kallar digitalisering är det väl ingen nyhet att mycket information finns digitalt. Informationen finns på många platser runtom på internet. Men det kanske är en nyhet att information om en individ finns på så många platser och att den är så åtkomlig som den är, som ett resultat av digitaliseringen, som fortfarande pågår för fullt.

När man söker en tjänst blir det vanligare och vanligare att arbetsgivare söker efter och tittar på offentlig och öppen information om just den specifika kandidaten för att bättre förstå vem denne är och om den rekryterande parten tycker att kandidaten passar in i deras organisation. Internationellt talar man om ”cyber-vetting” som en del i att utvärdera kandidater.

Omvänt kan kandidater på samma sätt söka och utvärdera sin potentiella arbetsgivare som organisation och hur denna agerar som varumärke men kanske även sin framtida specifika chef.

Cyber- eller online-vetting som det också kallas ibland handlar alltså om att ta del av och utvärdera personliga och digitala fotspår. När man talar om detta menar man att man granskar profiler, posts, fotografier, kommentarer och så vidare. Allt för att kunna ta ställning till om man efter utvärderingen av det man hittat fortfarande anser dig vara en lämplig kandidat.

Det är positivt att en arbetsgivare är mån om vem som anställs, att den nya medarbetaren delar värderingar som internt anses viktiga att efterleva osv. Där finns trots detta och andra fördelar en del saker som kan ställa till det i utvärderingsprocessen.

Strukturerad process
Görs en cyber-vetting-process ostrukturerat och utan en genomtänkt och kvalitetssäkrad metod riskerar kandidaten falla bort på vaga grunder som kanske dessutom är felaktiga. Organisationen går kanske därmed miste om en bra kandidat. Det skapar även sämre förhållanden för beslut när olika kandidater ska utvärderas som gör att de inte kan utvärderas på lika villkor.

Runt detta ”fenomen” krävs det kompetens för att utföras kvalitativt och goda förutsättningar för objektivitet när utvärdering sker. Cybervetting / onlinevetting är en naturlig del av det som kallas bakgrundskontroller hos Scandinavian Recruitment Intelligence men där vi har skapat alla de förutsättningarna som krävs för att det ska kunna göras kvalitativt, objektivt och etiskt.

2018 kommer handla om att snabbt och effektivt få in nya anställda där kvalitetsinformation ger grunden till sakligt tagna beslut i anställningsprocessen.

När frågan ställts till chefer kring vad de största utmaningarna gällande rekryteringsprocessen är så visar resultatet att 45% svarar tid (Sterling Talent Solutions 2017).

Chefer upplever med andra ord att de inte har den tiden som behövs för att grundligt och kvalificerat kvalitetssäkra informationen vid en nyanställning. Dessa siffror visar på en ökning av 16% sedan 2015 (Sterling Talent Solution 2017).

Ökning ses som ett svar på det höga tempot på arbetsmarknaden med fler specialiserade yrken, vilket resulterar i att arbetsgivarna vill säkra de kompetenta kandidater innan sina konkurrenter.

Många anser även att ett utdrag från belastningsregistret skapar en tillräcklig säkerhet, men faktum är att den begränsade informationen tar längre tid att erhålla än att få en bakgrundskontroll från SRI levererad till sig.

Att då istället lämna kvalitetssäkringen åt SRI sparar dig som chef/rekryterare värdefull tid.  Vi bedömer en persons riskprofil utifrån befattningens organisatoriska innebörd, och istället för att endast samla information om en person, så gör vi långt- och djupgående analyser och bedömer vad den insamlade informationen innebär.

Vi lägger även stor vikt på att analysera sociala beteenden på internet, och för att spara ännu mer tid för dig så erhåller du även förslag på relevanta fördjupningsfrågor inför kandidatens kommande intervju.

Så slösa inte tid på otillräckliga nödlösningar, vänd dig till ett företag som är specialiserade på bakgrundskontroller och hjälper dig att nå en optimal rekrytering- Scandinavian Recruitment Intelligence.

Skrivet av: Pierre Gudmundson, grundare och VD, Scandinavian Recruitment Intelligence

De senaste åren har olika debatter svept fram och tillbaka kring rekryteringsprocesser, vad det innebär att ha en sådan, vad den bör innehålla och så vidare för att i slutändan ha en så kvalitativ process som möjligt.

Då har man gjort det man kan för att till slut stå med de slutkandidater man som arbetsgivare verkligen är ute efter. Man vill vända på alla stenar.

Det har även blivit mer och mer vanligt förekommande att kandidaterna själva har en urvalsprocess där de granskar sina framtida potentiella arbetsgivare och chefer och vågar vara kritiska och selektiva beroende på vad de drar för slutsatser.

Det är ett intressant fenomen att båda sidor är lika angelägna om att relationen ska kännas rätt och med goda förutsättningar för varaktighet. CareerBuilder.se senaste undersökning visar att 83% av kandidaterna gör research redan innan de söker ett jobb.

Källinformation i båda fallen är såklart till stor del information från media, internet och sociala medie-plattformar. Att använda sökmotorer är en naturlig del för att söka och samla in denna information på ett effektivt sätt.

För kandidaten är informationen oftast lätt att bedöma och bearbeta innan man kan dra slutsatser av den. En kandidat har lättare för att ta ett kvalitativt beslut.

För arbetsgivaren är det inte lika enkelt och här ställs det såklart långt mer höga krav på hur informationen från dessa källor hanteras, bedöms och tillåts påverka den så viktiga rekryteringsprocessen. Man skulle kunna prata länge och mycket om varför det är svårt att göra sökningar på internet.

För att kunna göra dessa sökningar korrekt och objektivt rekommenderas att denna informationsinhämtning överlåts till någon med stor vana av informationshantering och som kan hantera sökmotorer och internet på ett sätt där olika inbyggda funktioner inte tillåts påverka vilka resultat som visas för den som söker informationen.

Har man inte denna förståelse är det lätt att den som sitter och samlar in allt under arbetets gång drabbas av konfirmationsbias.

Av denna anledning anser vi att en särskild process måste finnas implementerad, som syftar till att lyfta fram förutsättningar där en objektiv bedömning kan ske. Detta är avgörande för pålitligheten i de beslutsunderlag som byggs.

För detta krävs kompetens och erfarenhet. Här är det idag många som inte hamnar rätt i sina processer. Kompetensen saknas men där man ändå ger någon, oftast en junior medarbetare uppgiften att undersöka internet och social media. Ett sånt arbetssätt är inte bra och leder inte till pålitliga beslutsunderlag.

Enligt undersökningar kostar en felrekrytering i runda slängar 700 000 kronor (källa: Poolia . Då är inte kostnaden för rekryteringsprocessen inräknad. En felaktig rekrytering kan alltså kosta långt över en miljon kronor. Inte så många arbetsgivare som uppskattar den kostnaden.

Att inte söka, ta del av eller välja bort källor till information påverkar tyvärr i sin tur sannolikheten negativt och risken för att ett dåligt urval görs ökar därmed.

Min fråga är enkel, vänder ni på stenarna?

Skrivet av: Pierre Gudmundson, grundare och VD, Scandinavian Recruitment Intelligence

Nedan kommer jag beskriva och försöka förklara de olika begreppen bakgrundskontroll, registerutdrag och den statliga säkerhetsprövningen samt dela med mig av en slutsats. Att omfattningen och kvalitén i den så respekterade säkerhetsprövningsprocessen som tillämpas i statlig sektor också faktiskt har en motsvarighet i privata sektorn.

Då och då kan man läsa om att någon har fått arbeta på förskola och att det i efterhand visat sig att denna individ tidigare dömts för brott som gör att allmänheten ifrågasätter funktionen med registerutdraget.

Inom vissa typer av verksamheter så finns där rättsliga verktyg som stödjer och är tänkta att underlätta kontrollen av vem som tillåts in i verksamheten. Dessa verktyg administreras av den enskilde och överlämnas sedan till den framtida arbetsgivaren för kontroll.

Det många inte förstår är dels att registerutdraget är högst selektivt avseende vad och vilka brott som kontrolleras. Dessutom anges inte vilket brott eller hur detta förhåller sig tidsmässigt till nutid. Alltså om det var förra månaden eller flera år sedan som det registrerades i registret.

Det som anges är bara om det finns en träff eller inte vid den aktuella sökningen. På Polisens hemsida finns ett dokument där man tydligt kan läsa om under vilka förutsättningar man kan begära att den arbetssökande begär ut och lämnar över ett registerutdrag.

Med ovan sagt vill jag förtydliga att det alltså inte är säkert att man som arbetsgivare får svar på förekomst eller inte samt att detta inte förmedlas tydligt.

Man måste vara medveten om att ett registerutdrag inte innebär ett absolut besvarande på frågan om en persons förekomst eller ej i belastningsregistret.

Sen finns även en så kallad säkerhetsprövningsprocess inom statlig sektor och som aktualiseras och tillämpas när arbetstagaren är aktuell för en så kallad säkerhetsklassad befattning.

Det innebär att befattningen omfattas av säkerhetsskyddslagen och att befattningen kan komma att hantera information och uppgifter om rikets säkerhet och som klassificerats som hemliga.

Under dessa omständigheter finns där alltså en lag som kräver att personen bedöms och godkänns som lämplig samt registerkontrolleras. I dessa fall är det proaktiva arbetet långt med ingående än vid registerutdrag.

Staten säkerhetsprövning en process och serie med legala verktyg för att arbetstagaren så långt det är möjligt ska kunna försäkra sig om att det är en pålitlig och lojal person utan kända sårbarheter och som bedöms lämplig att ha en viss befattning.

Men även en säkerhetsprövning har ett flertal brister som gör att arbetsgivaren kan bli vilseledd att tro att denne fått frågan besvarad om en kandidat förekommer eller ej i de register som kontrollerats.

Men så är det absolut inte och någon trygghet finns inte i förhållande till arbetsgivaren. Systemet är uppbyggt för att kontrollera uppgifter selektivt och för att filtrera svaret som ges tillbaka till arbetsgivarorganisationen.

Syftet är att värna den personliga integriteten och det är ju positivt. Samtidigt är det farligt när kunskapen och insikten om vad man som arbetsgivare tror sig beställa i form av kontroll och sedan får levererat i form av svar inte riktigt korrelerar.

De flesta arbetsgivare inom statlig sektor är förhållandevis dåligt insatta i säkerhetsprövningsprocessens begränsningar och hur den avgränsats.

I privata sektor kan man inte använda sig av eller luta sig mot ovan två beskrivna kontrollverktyg. Däremot finns där ju olika andra alternativa och motsvarande verktyg. Man brukar tala om drogtester, screenings och bakgrundskontroller.

Drogtester behöver vi inte närmare beskriva. Screening är en snabbkoll av ett fåtal men de då mest kritiska säkerhetsparametrarna. Denna är billigare, snabbare men inte heltäckande.

Bakgrundskontroll är ett djupare och vidare sätt att som arbetsgivare skapa sig en bild av en kandidat. En bakgrundskontroll hos oss på SRI samlar in data ifrån fler källor, fler register och skapar på så sätt ett än mer finmaskigt nät för vilken information som kan tas med i den slutliga analysen.

På så sätt har mottagaren av en sådan rapport faktiskt ett bättre beslutsunderlag, med en betydligt mer heltäckande bild än hos de statliga motsvarigheterna.

I en bakgrundskontroll från Scandinavian Recruitment Intelligence behöver man inte oroa sig för att rapporten leder till falsk trygghet. Vi redovisar resultat på ett tydligt sätt i våra rapporter.

Dessutom hjälper vi beslutsfattaren hos kunden att förstå vad innebörden i den specifika bakgrundskontrollen betyder för dem.

Skrivet av: Pierre Gudmundson, grundare och VD, Scandinavian Recruitment Intelligence