Digitalisering: Experterna om digitala HR-processer, trender och verktyg inför 2021

2020 är året då de sista utposterna inom HR och rekrytering blir digitaliserade. Många arbetsgivare har tvingats att tänka om och tänka nytt i kölvattnet av pandemin, andra digitaliserar helt enkelt för att man har insett vilka stora värden och effektvinster som finns att hämta.

Corona gör att HR är tvingade att jobba mycket operativt just nu. Antingen med att säga upp folk eller att anställa folk. Jag tror att man har sett effekterna av att inte vara automatiserad eller digitaliserad. 
– Siri Wikander

Vi pratar med experter inom HR och digitalisering och tipsar om spännande digitala tjänster för HR inför 2021.

Det har nog inte undgått någon att digitaliseringen har varit på frammarsch under det senaste decenniet och att många arbetsgivare har redan kommit väldigt långt i arbetet med att utmana och effektivisera processer.

Det pågår en febril aktivitet ute i svenska organisationer. Man digitaliserar allt från hela rekryteringsprocesser till företagshälsovård, tungrodda traditionella processer, branschspecifika manuella pappers-processer och micro-processer.

Det finns stora möjligheter att effektivisera interna processer med hjälp av AI och Automation, till exempel attrahera, rekrytera och anställa nya medarbetare. Man spar både tid och pengar men man ökar även kvaliteten i processerna. Och kanske viktigast av allt: Avlastar cheferna.

Ett exempel är digital referenstagning som enkelt kan läggas som plug-in till befintligt rekryteringsverktyg som exempelvis Jobylon. Det bästa är att börja med en pilot med några få ledare för att se hur de upplever tjänsten och sedan skala upp.
– Siri Wikander, konsult och föreläsare inom digitalisering.

Referenstagning är ett typexempel på en traditionell process som många arbetsgivare nu väljer att utmana. Med hjälp av ny teknik och smidiga API-integrationer kan ett digitalt referenstagningsverktyg snabbt jackas in i det befintliga rekryteringsverktyget – och därmed ge både rekryterare och rekryterande chefer ytterligare ett verktyg för att effektivisera och kvalitetssäkra sina rekryteringsprocesser.

Vad mer kan man digitalisera?

Listan är lång. Med tanke på att många arbetsgivare nyligen tvingats utmana alla möjliga befintliga arbetssätt, inklusive arbete på kontor och medarbetares möjlighet att jobba hemifrån till 100%, så är tiden mogen för digitalisering.

De goda nyheterna är att det numera finns digitala alternativ för i princip varje del av de processer som berör en anställds livscykel i organisationen, hela vägen från hej till hejdå.

Förbättring och digitalisering av onboardingprocessen är ett område som kanske ligger lite extra i tiden i och med att många arbetar på distans. Så här säger Åse Swedin på HR- och rekryteringsbyrån People Experience:

Onboardingprocessen är redo för digitalisering. Vi har flera exempel på nyanställda som faktiskt aldrig träffat sina kollegor eller chefer. Det ställer oerhört stora krav på arbetsgivaren att det ska fungera och att den nyanställda både ska känna sig välkommen och komma in i bolaget snabbt.

Om jag ska vara ärlig så har vi sett både bolag som lyckats mycket väl med detta, men tyvärr finns det även flera exempel på bolag som inte lyckats alls och där den nyanställde överväger att sluta redan under första månaden. Jag tror inte att bolagen reflekterat över hur viktigt det är att anpassa onboardingen till att nya medarbetare sitter hemma och jobbar på distans.
– Åse Swedin, Managing Partner, People Experience

Längre ner i den här artikeln tipsar vi om fler trender och verktyg som kan hjälpa HR under kommande år.

Mitt hetaste tips till arbetsgivare just nu är att smida medan järnet är varmt och att våga testa. Många av oss är i ett mindset där vi tänker digitalt i alla led: Digitala möten, digitala anställningsintervjuer, digital signering av anställningsavtal och så vidare.

Därför är tiden helt rätt för att se över icke-digitala, tungrodda processer och utmana dem. Det går ofta både snabbt och är billigt att sjösätta pilotperioder med nya leverantörer och de tidsvinster och kostnadsbesparingar som kan uppnås är enorma.
– Peter Helin, affärsområdeschef för digital referenstagning på SRI.

People Experience tog steget längre – digitaliserade allt

Att HR- och rekryteringsbyrån People Experience, redan vid starten för tre år sedan, skulle digitalisera rekryteringsprocessen för att garantera såväl effektivitet som bästa möjliga kandidat- och kundupplevelse, var en självklarhet för grundarna Anna Strid och Åse Swedin. Utan att för den sakens skull tumma på det personliga, det var de båda överens om.

Redan första dagen implementerades ett rekryteringsverktyg och kort därefter följde e-signeringsverktyg såväl som digitala verktyg för psykologiska och logiska tester. När pandemin slog till var People Experience därför väl rustade för att snabbt ställa om och dessutom ta tag i de sista momenten för digitalisering.

De fysiska mötena ersattes omgående med digitala och det annars så tidskrävande momentet referenstagning kunde nu tack vare SRI, smidigt integreras i rekryteringsverktyget Jobylon och genomföras med en enkel knapptryckning. I skrivande stund införs nu även kundbearbetning genom AI. Utöver detta använder sig byrån av digitala tjänster för redovisning, revision och juridik.

Efter en hel del research och testande har vi nu landat i riktigt bra digitala lösningar som ger oss möjligheten att lägga tid och fokus på det vi vill – det vill säga att ge bästa möjliga upplevelse till kunder och kandidater.

Däremot måste man vara ödmjuk och lyhörd inför vad en sådan här snabb och omfattande digital omställning kan innebära för oss alla i arbetslivet – genom hela medarbetarresan, allt från rekrytering och onboarding till arbetsmiljö, hälsa, kulturbyggande och offboarding.

Vi ser en del utmaningar här som kommer ställa nya krav både på oss som arbetsgivare men också på oss som kollegor gentemot varandra. Det är ny mark för oss alla och här behöver vi nog ta ett gemensamt ansvar för att få det nya normala att fungera så bra som möjligt.
– Anna Strid, Managing Partner på People Experience

Hur har digitaliseringen inom HR påverkats av pandemin?

Just nu ser HR och verksamheter över sina strategier för 2021 det är därför svårt att förutse exakt vad de väljer att fokusera på framåt.

Generellt kan man säga att digitaliseringen har gjort ett utvecklingshopp under Coronapandemin och det gör att HR kommer att få jobba ännu mer med frågor som rör hur vi är organiserade, vad vi behöver lära oss för att göra våra jobb ännu enklare och effektivare och hur vi ska samarbeta över avdelningsgränser. Det betyder att HR kommer att jobba ännu mer med effekterna av digitaliseringen än med själva digitaliseringen i sig.

Corona gör att HR är tvingade att jobba mycket operativt just nu. Antingen med att säga upp folk eller att anställa folk. Jag tror att man har sett effekterna av att inte vara automatiserad eller digitaliserad. Till exempel har många fått lägga otroligt mycket tid på att skriva ut arbetsgivarintyg manuellt. Uppsagda medarbetare behöver arbetsgivarintyg snabbt för att få ut sin a-kassa.

De som anställer har ju istället haft otroligt många sökande med hög kvalitet. Varje steg i rekryteringsprocessen blir då arbetsam och man riskerar att tappa bort guldkandidater om man inte har digitaliserat urvalsstöd.
– Siri Wikander

Ett annat område där många arbetsgivare nu digitaliserar i kölvattnet av pandemin är företagshälsovård och fysiskt och psykiskt välmående. Hur gör man för att hålla energin och välbefinnandet på topp när hela personalen arbetar på distans?

Många företag avvaktade men har fått ”eld i baken” nu när man inser att hemarbetet kanske kommer att stretchas åtminstone ett år framåt.

Vad händer med gemenskap, mental hälsa, fysisk hälsa som ork/kondition, stillasittande och vad händer när personalen får ont i kroppen? Det sistnämnda är den näst vanligaste orsaken till sjukskrivning näst efter stressrelaterad ohälsa.

Hur kan man verkligen ta reda på hur medarbetarna mår? Hur kan man fånga signaler på ohälsa och så vidare? Vi får många frågor från arbetsgivare kring detta och kring våra digitala hälsoprogram.
– Fredrik Karlsson, hälsoexpert och grundare av Twitch.

5 trender och tips på digitala tjänster för HR inför 2021:

• Digital onboarding och offboarding: Med ett verktyg för digital onboarding och offboarding kan upplevelsen för medarbetare förbättras avsevärt genom bland annat automatiserade flöden och digitala dokument samtidigt som HR kan arbeta mer effektivt och mindre repetitivt. Typelane är ett sådant verktyg som även kan integreras i flera vanliga HR- och rekryteringssystem.
• Digitala hälsoinsatser: Även företagshälsovården kan digitaliseras, något som ligger väldigt rätt i tiden just nu. Twitch har utvecklat Twitch Digital, ett digitalt hälsoprogram som uppmuntrar rörelse, förbättrar sömn och sänker stress hos personalen. Programmet kan genomföras oberoende av plats och är alltid tillgängligt, vilket passar företag med många kontor eller utspridd personal.
• Kandidattester och matchning med AI-stöd: Med hjälp av spjutspetsteknik kan HR och rekryterande chefer får tillgång till testresultat inom ett par minuter och kan därmed ta mer informerade anställningsbeslut snabbare. Alva Labs, som också finns tillgängligt för integration i flera rekryteringsverktyg, erbjuder automatiserad testning av kandidater med hjälp av validerade tester, maskinlärning och AI. Alva erbjuder också integrationer med flera av de mest populära rekryteringsverktygen på marknaden.
• Digital referenstagning: Digitalisering av referenstagningsprocessen står högt på digitaliserings-önskelistan hos många arbetsgivare. Den traditionella referenstagningen uppfattas ofta som både tidskrävande och föråldrad och det finns stora tids- och effektvinster att tjäna på att introducera digital referenstagning i organisationen.
• Analys, insikter och beslutsunderlag för HR: PeopleAnalytics har utvecklat en spännande molnbaserad HR-analysplattform där användare snabbt kan få tillgång till- och djupdyka i datadrivna insikter kring bland annat personalomsättning, sjukfrånvaro, intern rörlighet och lönekartläggning. Med hjälp av bättre insikter och tillgång till data kan sviktande trender inom ett visst segment belysas och korrigeras betydligt snabbare än tidigare.

Digitalisering av micro-processer

Det är inte bara digitalisering av hela processer och introduktion av nya verktyg och digitala arbetssätt som skapar värde. Även micro-processer som digitaliseras kan skapa både ökad effektivitet och andra viktiga värden.

Ett exempel på detta är SRI:s digitala och automatiserade samtyckesprocess för bakgrundskontroller där kandidaten snabbt och smidigt får samtycka till både insamling av information inför en bakgrundskontroll och även godkänna informationen i sin egen bakgrundskontroll med hjälp av mobilt BankID. Detta förfarande skapar ökad säkerhet, integritet, snabbhet och transparens för både kandidaten och arbetsgivaren i en process som tidigare har hanterats manuellt och analogt.