Återgång till kontoret = Dags att påminna varandra om att vara säkerhetsmedvetna

I samband med att de flesta av Folkhälsomyndighetens rekommendationer kopplade till Covid-19 upphör den 29 september är det många arbetsgivare som börjar göra förflyttningen tillbaka till arbete på kontor.

Många har vid det här laget arbetat hemifrån länge – många så länge som 18 månader – något som har gjort att nya rutiner har skapats och gamla rutiner, som tidigare satt i ryggmärgen på alla, kan ha fallit i glömska. Säkerhetsrutiner är inget undantag.

En återgång till en arbetsvardag tillsammans i kontorslokalerna innebär därmed nya utmaningar efter en så lång tid av hem/distansarbete. Som ett led i återgången till en arbetsvardag på kontoret bör organisation därför även repetera säkerhetsrelaterade instruktioner, rutiner och ta ett omtag kring utbildningsinsatser inom säkerhet/säkerhetsskydd med mera.

Här nedan delar vi med oss av en snabb checklista som hjälper er att tillsammans höja säkerhetsmedvetenheten.

Checklista för ökad säkerhetsmedvetenhet:

• Personalens välmående: ”Hur mår Håkan egentligen?” – Att personalen mår bra är självklart viktigt generellt, men även ur säkerhetssynpunkt. En medarbetare som misstänks ha fått försämrad psykisk hälsa under tiden för hemarbete på heltid löper större risk att bli en säkerhetsrisk, både genom sitt eget agerande och genom att risken ökar för yttre påverkan. Därför är det viktigt att vara extra vaksam och inkännande för att kunna snappa upp och hantera eventuella riskindikatorer.
• Säkerhetskultur: ”Vad är det egentligen som gäller hos oss?” – Påminn medarbetarna om hur organisationen tänker kring säkerhet för både individen och för organisationen och uppmuntra alla till att vara kulturbärare inom säkerhet.
• Tillgång till resurser: ”Om jag undrar om någon säkerhetsrutin, vem frågar jag då?” – Påminn medarbetarna om vilka resurser som finns att tillgå, var på intranätet de hittar svar på de vanligaste frågorna gällande säkerhet och vem som är ansvarig för säkerhetsfunktionen hos er.
• Säkerhetsrapportering: ”Om jag ser eller misstänker något, vad gör jag då?” – Detta är en av de viktigaste påminnelserna, inte minst för verksamheter som bedriver eller är involverad i säkerhetskänslig verksamhet.
• Konsekvenser: ”Vad händer om något händer?” – Även om detta säkert är den tråkigaste av påminnelserna så är det fortfarande viktigt att även säkerställa att alla är medvetna om vad konsekvenserna av en incident kan bli, både för individen, för verksamheten och kanske till och med för Sveriges säkerhet.
• Nya rutiner: Om säkerhetsinstruktioner (eller kanske till och med säkerhetsskyddsinstruktioner) eller rutiner har förändrats sedan innan pandemin så är det bra att upplysa om dessa igen.

Behöver nya säkerhetsmoment implementeras i samband med en återgång?

Nu är i så fall sannolikt ett bra tillfälle att implementera dessa moment och kommunicera ut dem i samband med övrig intern kommunikation. Gör återgången, de nya momenten och kommunikationen till en sammanhängande helhet.

Se även till att investera tid i att göra en bra introduktion av dessa nya moment såväl som en bra återgång generellt – förslagsvis genom att avsätta ett par timmar tillsammans där alla samlas och får en repetition på allt väsentligt.

Sist men inte minst:

Påminn även medarbetarna om de små och till synes självklara sakerna kopplade till säkerhetsmedvetenhet som att stänga av datorn och logga ut när den lämnas obevakad, vara noga och vaksamma vid inpassering – och att vara extra vaksamma i de delar av er verksamhet som rör säkerhetskänslig verksamhet.