Positiva rörelser från myndigheterna gällande hantering av juridiska förekomster i Sverige – Finns det även något att lära från övriga Europa?
Vi på SRI arbetar frekvent med att identifiera, värdera och analysera olika riskfaktorer hos individer som kommer bli föremål för en bakgrundskontroll. Detta är ett konstant pågående arbete och förutom att bedöma risk utifrån ett antal offentliga datapunkter, ska vi också ställa dessa i paritet till varandra samt även försöka identifiera mönster, avvikelser och hur den granskade förekommer i inlägg, bilder, nätverk, bloggar etc. på sociala medier och internet.
För att göra detta professionellt behöver vi som bakgrundskontroll-leverantör särskilt omhänderta den registrerades rättigheter och integritet samt alla lagar och regler som vi omfattas av.
Just nu pågår ett antal olika processer både i Sverige och på EU-nivå som vi tycker är bra. Det vill säga hur vi säkerställer en korrekt hantering av juridiska förekomster i bakgrundskontroller.
Svenska företag behöver vägledning när det gäller behandling av juridiska förekomster. När vi tittar ut i Europa så har vissa länder tagit ett större ansvar både för företag och individer som ska bakgrundskontrolleras.
I Storbritannien exempelvis tillhandahåller myndigheten Disclosure and Barring Service till och med vägledande ”multiple-choice” frågor som hjälper arbetsgivare som ska kontrollera sin personal att navigera fram till vilken nivå av juridiska uppgifter de har rätt att kontrollera för sina respektive nivåer av roller på företaget.
Detsamma kan vi se hos den holländska myndigheten Justis, Ministerie van Justitie en Veligheid och så även i Estland som ett resultat av digitaliseringen genom E-Estonia.
DBS i Storbritannien har verkligen tagit hänsyn till utmaningar som arbetsgivare har i att skydda sina verksamheter samtidigt som de måste säkerställa att utdragen är balanserade och tar hänsyn till den personliga integriteten för sina medborgare.
Utöver detta ger myndigheten också tydliga riktlinjer och support till både individer och arbetsgivare vilket sannolikt gör att man underlättar förståelsen för att dessa prövningar behöver genomföras och även säkerställer att lagar och regler följs korrekt.
Vi på SRI tror att Sverige kommer behöva anpassa sig till hantering av juridiska förekomster, främst straffrättsliga och då hantera dessa likt de flesta övriga europeiska länderna gör dvs genom särskilt anpassade belastningsregisterutdrag.
Den svenska Polismyndigheten har digitaliserat hanteringen av belastningsregisterutdrag och förenklat, förbättrat och snabbat på processen vilket ger goda förutsättningar för att använda dessa på ett bra och anpassat sätt.
Data-privacy-by-design
Vårt ledord på SRI är data-privacy-by-design. Vad vi menar med det, är att våra kunder kan göra omfattande konfigureringar i portalen och aktivera begränsningar hos användare i vad de kan beställa för typ av kontroller, vilka som kan ta emot kontroller, vad de ska kunna se i en kontroll och så vidare.
Beroende på vilka personuppgifter som ska verifieras anpassas även SMS och informationsgivning till kandidat så att den granskade enkelt får full insyn i vad en kontroll innehåller och omfattar.
Utöver användarbegränsningar och övriga säkerhetsåtgärder som våra kunder får ta del av i våra löpande portaluppdateringar har vi olika konfigurationsmöjligheter när det gäller kontroll av juridiska förekomster.
Med anledning av att prövningar sker med stöd av berättigat intresse eller med stöd regulatoriska krav har vi haft dessa olika digitala anpassningar tillgängliga sedan 2018.
Slutligen:
När nu diskussionerna intensifieras gällande användandet av rättsdatabaser och att IMY hemställt till regeringen att förtydliga för arbetsgivare att de behöver en grundlig befattningsanalys att stå på för att motivera ett berättigat intresse, vill vi på SRI understryka förtydliga att vi ständigt bevakar utvecklingen och anpassar oss utifrån eventuella förändringar som påverkar oss, er och branschen i stort.