Digitalisering av HR på Söderberg & Partners: ”Självklart har digitaliseringen även resulterat i en säkrare vardag.”
Digitalisering är en prioriterad fråga för många HR-avdelningar i både stora och mindre organisationer, det visade inte minst vår senaste trendspaning. Vi fortsätter vår djupdykning på digitaliseringsområdet och pratar med Jenny Persson, HR-chef på Söderberg & Partners som kommit långt i sin digitaliseringsresa och även vunnit pris för sin digitala förflyttning på prestigefulla Magnet Awards.
Söderberg & Partners grundades 2004 och är idag en av Sveriges ledande finansiella rådgivare och förmedlare av försäkringar som tror på värdet av att tänka annorlunda och ständigt ifrågasätta, förändra och utveckla det traditionella arbetssättet i sin bransch. Koncernen har drygt 2400 medarbetare i sju länder. Ungefär 1500 av dessa arbetar i Sverige.
Hej Jenny!
Ni har kommit väldigt långt i ert digitaliseringsarbete inom HR och rekrytering. Berätta, vad har ni digitaliserat?
”Det har vi, men vi har fortfarande ett antal mil kvar att gå innan vi nått vårt mål. Vi har nu kommit så långt att vi har systemstöd hela vägen från första kontakten med kandidater och platsannonsering och vidare in i den interna resan när det gäller bakgrundskontroller, avtal, introduktionspaket och ett flertal HR-processer. Vi sköter numera även samtals- och målstyrningsuppföljning och performancemätningar i digitala verktyg.”
Jenny berättar att de även, som ett direkt resultat av pandemin, snabbt svängt om från fysiska introduktionsdagar till 100% digitala events, något som möjliggjorts tack vare ett nära samarbete med marknadsavdelningen. Jenny fortsätter och berättar om deras senaste tillskott, ett systemstöd för lönesättning:
”Nu kan vi på ett väldigt strukturerat sätt koppla performance samt uppfyllelse av våra värderingar till en lönesättningsstrategi och få hjälp med förslag på eventuell löneökning. Detta i kombination med hur en ny lön slår på den totala lönekostnaden inklusive ökade pensions- och försäkringspremier har kunnat ge oss som arbetsgivare en total löneökningskalkyl som vi inte tidigare kunnat få fram på ett tidseffektivt sätt.”
Vi har tagit bort ett jobbigt och tidskrävande moment från våra nya kollegor och på ett modernt och väldigt smidigt sätt underlättat för dem i sin onboarding.
Vad var det som gjorde att ni valde att prioritera digitalisering av HR?
”Vi är en väldigt slimmad HR avdelning och utifrån de förutsättningarna har vi fokuserat på att försöka få bort så mycket manuellt arbete som möjligt så att vi har kunnat lägga våra kompetenser och resurser där de hör hemma, i affären. När GDPR trädde i kraft så har vi även fått en extra aspekt att ta hänsyn till vilket varit ytterligare en drivkraft i dessa frågor.”
Hur tänkte ni kring prioritering av vad som borde digitaliseras först?
”Utifrån vår verklighet så har vi långa och korta projekt. Ibland har vi prioriterat de mindre projekten då de ofta tagit mindre resurser i anspråk men parallellt drivs stora digitaliseringsprojekt som involverar många delar av vår organisation.”
”Ett exempel har varit de projekt vi haft tillsammans med er på SRI. Att outsourca våra bakgrundskontroller gällande Rådgivare och Management samt möjligheten att genomföra vår referenstagning digitalt. Vi har även investerat i digitala verktyg så som Learnster och S&P Heartpace.”
I november 2019 vann Söderberg & Partners silver i kategorin ”Digital förflyttning” på prestigefulla Magnet Awards för sin digitalisering av så kallade IDD-kontroller, en traditionellt administrationstung och tidskrävande manuell kontrollprocess.
Hur har de nya arbetssätten tagits emot av kandidater?
”Hanteringen av exempelvis bakgrundskontroller har uppfattats väldigt positivt. Vi har tagit bort ett jobbigt och tidskrävande moment från våra nya kollegor och på ett modernt och väldigt smidigt sätt underlättat för dem i sin onboarding.”
Har den befintliga organisationen kunnat anpassa sig bra till de nya digitala arbetssätten?
”Absolut! Vi arbetar i en organisation som är väldigt framåtsträvande och förväntar sig att vi förbättrar arbetssätt och hanteringen av administrativa processer. Mycket är positivt sen kan det självklart vara lite jobbigt att vi har olika leverantörer och login-sidor för olika uppgifter som ska göras.”
”Vi jobbar på detta men har som krav i de flesta systemen att det finns bra och smidiga integrationer så att våra medarbetare inte behöver arbeta i många olika systemmiljöer. Vi jobbar på mot målbilden: En portal för alla områden som är kopplade till HR- känslan av ett system för allt som hör till medarbetarens livscykel.”
Självklart har digitaliseringen av dessa processer även resulterat i en säkrare vardag.
Vad har ni sett för resultat?
”Först och främst så tycker vi att vi fått väldigt mycket mer ordning och reda. Chefer och medarbetare vet vart dokumentation finns och kan fånga upp historiska data på ett enkelt sätt. Ingen behöver längre ge sig på att leta i lokala mappar, hemkataloger eller i en skrivbordshurts efter gamla medarbetarsamtal.”
”Självklart har digitaliseringen av dessa processer även resulterat i en säkrare vardag i och med att vi får påminnelser från ett system om det exempelvis saknas dokument och vi kan istället jobba med kvalitetssäkrande stickprov än att göra manuella checklistor för att säkerställa att all dokumentation är på plats.”
”En annan effektvinst är att vi minskat personberoendet och har fått en bättre översikt. Om vi ser till bakgrundskontroller så har tid även kunnat frigöras från att titta på fysiska dokument, skanna och arkivera vilket bidrar till ökad effektivitet i vår övriga leverans internt.”
Prata med fler i organisationen om era ambitioner så blir det även tydligare för er själva vad som måste göras.
När ni blickar tillbaka i backspegeln, vad hade ni gjort annorlunda? Var det något som med facit i hand ”var bättre förr”?
”Ärligt så tror jag inte att något faktiskt var bättre förr. Hanteringen av personuppgifter har historiskt varit allt för osäker och jag är väldigt tacksam för GDPR i det hänseendet att respekten för hanteringen av människors personuppgifter har fått väldigt mycket mer fokus.”
Vart är ni på väg nu och vad är era nästa mål inom digitalisering?
”Vi har en lång lista på manuella uppgifter inom HR som måste bort men sen så har vi även ett väldigt spännande projekt som vi arbetar med just nu. Vi skapar ett systemstöd för hela medarbetarens livscykel, från preboarding, onboarding, under hela anställningstiden och till slut offboarding.”
”Vi skapar ett nytt HR system som vi inte sett på marknaden tidigare uppsatt utifrån vår komplexa företagsstruktur och där vi även kan arbeta med behörighetsstyrningar, målstyrning, kompetensutveckling, organisationskopplingar och få tydlig överblick över en medarbetare men även över de företag vi har samt deras attribut.”
”Vi investerar tid och pengar i att detta system även ska kunna kopplas samman med performance och ersättning som jag berättade om tidigare samt även skapa en ny bild av hela ersättningsbilden och de kostnader som är kopplade till en medarbetare.”
Vad är dina tre bästa tips till organisationer liknande er som funderar på att digitalisera sina processer inom HR och rekrytering?
”Det är superjobbigt att sätta igång och man vill göra allt men mitt första tips är att börja där det är hanterbart och sätt en drömvision. Börjar man med att sätta sin målsättning på pränt så kommer man ju dit till slut.”
”Prata med fler i organisationen om era ambitioner så blir det även tydligare för er själva vad som måste göras. HR:s uppdrag handlar ju också i mångt och mycket om att underlätta för våra ledare så att de inte drunknar i administrativa göromål. Fråga dem vad som är mest prioriterat att jobba bort.”
”Sist men absolut inte minst, se självklart även till att ha ett gott samarbete med IT. Utan deras kunskaper är det svårt att komma hela vägen i mål.”
Tack Jenny! Vi på SRI imponeras över hur långt ni har kommit i ert digitaliseringsarbete och känner igen oss i viljan att tänka annorlunda, ständigt ifrågasätta, förändra och utveckla det traditionella arbetssättet i vår bransch.
Lycka till med era kommande digitaliseringsprojekt!