Vad händer med säkerheten när pandemin är över och personalen slutar?
Under cirka två års tid har vi tvingats leva i en pandemi och med restriktioner som har påverkat oss alla på olika sätt. För många av oss har pandemin inneburit att vi har tvingats sitta hemma och arbeta, ensamma. Pandemin har också gjort det svårare för många att byta arbetsgivare i den takt vi kanske annars skulle ha gjort.
Detta skulle kunna leda till en slags uppdämd effekt nu när pandemin inte har lika stor inverkan på våra liv, när restriktionerna är borta från vårt samhälle och livet sakta återgår till det normala.
Man kan också anta att det finns ett stort och utbrett uppdämt behov samt en vilja och en nyfikenhet hos många att söka sig vidare till en ny tjänst hos en ny arbetsgivare. Viljan att prova något nytt kan vara stor samtidigt som trösklarna för att fatta dessa typer av beslut redan är låga.
Inom vissa branscher kommer detta uppdämda behov att kunna visa sig större och starkare än inom andra. Sommaren som nu ligger framför oss blir sannolikt därför en period då många söker nya jobb och lämnar sin nuvarande arbetsgivare – något som även kan resultera i betydande säkerhetsutmaningar.
Personal som lämnar kan leda till allvarliga konsekvenser för personalsäkerheten
Som ett resultat av denna ”ketchup-effekt” kommer många organisationer att utarmas på viktig kompetens och förlusten av människor kommer sannolikt även ha en negativ påverkan på organisationers så kallade institutionella minne – något som kan ta mycket lång tid att bygga upp och etablera igen.
Förlust av personal kan ta mycket hårt på verksamheten och även ha en betydande påverkan på personalsäkerheten.
Ett exempel på den typ av situation som skulle kunna uppstå som en direkt effekt av underbemanning är att personalen som blir kvar får en ökad arbetsbelastning som leder till stress. Ökad arbetsbelastning och stress kan i sin tur leda till att viktiga säkerhetsrutiner kringgås, säkerhetsrapportering av incidenter uteblir, eller att grundläggande säkerhets- eller säkerhetsskyddsutbildningar blir bortprioriterade till förmån för produktion.
Tillfällig personal kan innebära säkerhetsutmaningar
Förlust av personal kan även innebära att verksamheten måste täcka upp personalbehovet tillfälligt med inhyrd personal, något som i sig också kan påverka säkerheten i verksamheten.
Tillfällig personal har helt enkelt inte det institutionella ”säkerhetsminnet” som permanenta anställda ofta har och är av naturliga skäl inte heller en del av den säkerhetskultur som vanligtvis finns i en verksamhet.
En annan aspekt kopplad till tillfällig personal är lojalitetsaspekten. För tillfällig personal, konsulter, som kanske har ett bemanningsföretag som arbetsgivare har inte heller sin lojalitet hos ”kundföretaget”, ert företag.
Det finns självklart även många andra följdeffekter av ett sådant tapp, exempelvis på dynamiken bland medarbetarna och i olika team, enheter och funktioner.
Risk- och sårbarhetsanalys
Detta kan i sin tur leda till att en andra våg av andra medarbetare som börjar fundera på sin situation tidigare än vad de annars skulle gjort. Allt detta kan också skapa mycket känslor – något som kan resultera i stress och oro för de som är kvar när dynamiken förändras och störs, när många lämnar och många nya medarbetare tillkommer under en kort tidsperiod.
Alla dessa faktorer är därför även något som organisationen bör inkludera i sin risk- och sårbarhetsanalys. En uppkommen situation och en störning i verksamheten som den som beskrivs ovan bör kanske till och med betraktas som en allvarlig eller kanske till och med kritisk risk.
Självklart är detta något som skiljer sig åt mellan olika verksamheter och risken är inte lika relevant, påtaglig eller allvarlig som inom andra verksamheter.
- Fundera på hur din organisation påverkas om förlusten i procent kan mötas i ensiffriga tal – alltså förlust av exempelvis 5% av personalstyrkan – vad gör ni då, hur agerar ni och hur prioriterar ni?
- Om förlusten i stället kan mätas i tvåsiffriga tal – alltså förlust av exempelvis 15% av personalstyrkan – hur påverkas ni då, när har ni nått en kritisk massa och hur reducerar ni en sådan risk?
Det kan även vara utmanande att rekrytera ett stort antal specialister under sommarperioden (eller generellt). Det kan ta lång tid, det kan krävas andra typer av personallösningar, det kan bli mer kostsamt och det kan krävas att lönenivåer justeras upp för att vara mer konkurrenskraftig i jämförelse med andra verksamheter i samma bransch som tävlar om samma kompetenser.
Business Impact Analysis
Scenariot ovan kan även vara en händelse som man behöver ta med sig och inkludera i en Business Impact Analysis (BIA). Det finns också tecken på, och exempel på, hur olika organisationer gör strategiska val och satsningar just nu där man förvärvar och växer för att bättre kunna konkurrera inom en viss bransch eller sektor.
Alla verksamheter som påverkas kommer att påverkas på olika sätt. Frågeställningarna ovan är komplexa och det finns inget enkelt svar eller lösning som passar alla. Den stundande sommaren kommer troligtvis att bli lite av en fingervisning för hur resten av året kommer att utvecklas när det gäller tapp och behov av ersättningsrekrytering.
De frågeställningar som varje ledningsgrupp däremot skulle kunna, och borde, ställa sig redan nu är:
- Vad gör vi nu?
- Hur bemöter vi problematiken?
- Hur kommunicerar vi kring detta?
- Hur förbereder vi oss? OCH
- Hur påverkar uppkomna personalutmaningar vår säkerhet?
- Hur bemöter vi och reducerar dessa risker?