Säkerhetsprövning av sommarpersonal: ”Räkna kallt med ännu längre handläggningstider”

Under februari-maj råder det febril aktivitet hos svenska arbetsgivare och hos Sveriges rekryterings- och bemanningsbolag. Rekrytering och bemanning inför sommaren ska planeras, mängder av kandidater ska intervjuas – och för verksamheter som bedriver säkerhetskänslig verksamhet måste sommarpersonalen i vissa fall även säkerhetsprövas.

Det senare är ett moment som många gånger kan leda till ett visst stresspåslag för bland annat rekryterande chefer som har bråttom med att lösa bemanningen inför sommaren. Orsaken? Man glömmer ofta hur lång tid en komplett säkerhetsprövningsprocess faktiskt tar och kanske även är ute i sista minuten med rekryteringarna.

Vi pratade med Pierre Gudmundson, en av våra experter inom just säkerhetsprövning och personalsäkerhet, om vad man som organisation bör tänka på och vad man kan göra för att effektivisera arbetet med säkerhetsprövning av sommarpersonal.

Långa handläggningstider för registerkontroll hos Säkerhetspolisen

Inför och under sommaren är handläggningstiden hos Säkerhetspolisen, som är den instans som genomför den lagstadgade registerkontrollen, betydligt längre än normalt på grund av det stora antalet ärenden som ska hanteras under den här perioden.

”Mitt första tips till arbetsgivare som hanterar sommarpersonal som ska inplaceras i säkerhetsklass är enkelt: Börja i tid, redan nu. Man kan räkna kallt med ännu längre handläggningstider hos Säkerhetspolisen. Normalt har de en handläggningstid på 4-6 veckor. Inför semesterperiod och andra perioder när belastningen går upp är handläggningstiderna kraftigt förlängda. Var därför ute i mycket god tid med att skicka in blanketten ansökan om registerkontroll,” säger Pierre.

”Även i kontakten med en annan avdelning eller med en extern säkerhetskonsult är det rekommenderat att vara ute i god tid. Detta för att säkerställa att värdefull tid inte spills i onödan och att arbetet med grundutredningar eller säkerhetprövningsintervjuer kan schemaläggas så snart som möjligt och delmoment i processen kan klaras av snabbt och smidigt.”

Viktigt med onboarding av tillfällig personal inplacerad i säkerhetsklass

En robust och grundlig onboarding av nya medarbetare är viktigt generellt – och sommarjobbare är inget undantag. Även tillfällig personal som bara ska jobba under några månader behöver få en bra och korrekt onboarding, inte minst de som ska inplaceras i säkerhetsklass.

”För att säkerhetsskyddet ska hållas intakt är det viktigt att de personer som inte normalt arbetar på arbetsplatsen får en ordentlig utbildning och genomgång av rutiner och instruktioner. Hur ska de annars veta vad de förväntas göra och hur de ska uppträda vid observationer och säkerhetsrapportering?”

”Jag brukar rekommendera arbetsgivare att påbörja onboarding av sommarpersonal i god tid. Sommarjobbare är ofta yngre och har inte nödvändigtvis samma bas att stå på när det gäller säkerhetskultur och säkerhetsmedvetenhet. Tvärtom kan de behöva ytterligare stöttning utöver vad som normalt skulle krävas vid onboarding av en mer senior och erfaren medarbetare i en ordinarie rekryteringsprocess. Här är digitala lösningar, exempelvis en digital grundkurs i säkerhetsskydd, en bra framgångsfaktor då det går att genomföra en sådan insats i god tid innan anställningen påbörjas och den sommaranställde kan gå en kurs via datorn eller mobiltelefonen i lugn och ro.”

Sommarpersonal en förhöjd risk

Sommarpersonal i säkerhetskänslig verksamhet innebär ofta en förhöjd risk för verksamheten. Detta dels eftersom att en sommaranställning självklart är tidsbegränsad i omfattning, vilket kan ha inverkan på den anställdes lojalitet till arbetsgivaren, men den anställde är dessutom ofta oerfaren och får både behörighet och insyn i den säkerhetskänsliga verksamheten.

Det är ofta många personer som onboardas samtidigt eller inom samma tidsperiod vilket kan, om man inte har robusta rutiner på plats, leda till att kvalitetssäkringen kring lämplighet försämras tillfälligt. Detta kan i förlängningen innebära ett fönster för utnyttjande av dessa situationer och sårbarheter från hotaktörer.

”Det många arbetsgivare bör fråga sig själva är vad de gör idag och vilka skyddsmekanismer som finns på plats för att motverka detta. Här gäller det att vara konkret och tydlig med den sommarjobbare som ska få förtroendet att verka inom ramen för säkerhetskänslig verksamhet. Utbilda och informera kring vilka beteenden som är ok och inte ok, inte minst när det gäller i en digital kontext. Vad får man och vad får man inte tala om, fotografera, dela i sociala medier med mera? Vad får man prata om på bussen till jobbet eller med sina vänner? Vad ska man vara uppmärksam på och vad ska man rapportera om?”

Fem faktorer för framgång:

På SRI är vi redan nu i gång och hjälper våra kunder med säkerhetsprövning av sommarpersonal. Fem faktorer som genom åren har visat sig vara nycklar till framgång kopplat till genomförande av säkerhetsprövningsprocesser för SRI:s kunder har varit:

1. Var ute i god tid: Än en gång, en komplett säkerhetsprövningsprocess tar lång tid. Precis som vi tidigare nämnt är en nyckel till framgång att vara ute i mycket god tid.
2. Kommunicera både tidigt och tydligt: Informera den prövade om den kommande säkerhetsprövningen, vilka delar som ingår i processen, hur processen går till och vad prövningen innebär för den prövade från ett integritetsperspektiv. Uppmuntra även den prövade att ta kontakt med referenser tidigt och ställ krav på exempelvis återkoppling inom en viss tidsperiod.
3. Ha en rigid process och struktur: Det är viktigt att ha en rigid process och struktur på plats för både förberedelser, genomförande, dokumentation, avrapportering och eskalering vid uppkomna frågetecken kring exempelvis lämplighet.
4. Gör rätt direkt: En fallgrop som kan skapa ännu längre handläggningstid hos Säkerhetspolisen är att man slarvar eller gör fel när man fyller i blanketter som registerkontrollblanketten.
5. Ta hjälp: Vid behov, ta intern hjälp ifrån kollegorna på säkerhetsavdelningen eller på HR – eller från en extern säkerhetskonsult som kan hjälpa dig att checka alla boxar och göra rätt hela vägen. Det sparar värdefull tid och hjälper organisationen att förebygga och riskminimera.