Nyhet! SRI introducerar konceptet ”Chefens verktygslåda”

Här beskrivs juridisk utgångspunkt och argument för varför chefen har ett ansvar. Det är en förutsättning för att upprätthålla en kravställd nivå i säkerhetsskyddet, att den personal som är inplacerad i säkerhetsklassad befattning också är lojal, pålitlig och att där inte föreligger sårbarheter som kan innebära uppenbara oacceptabla risker för verksamhetens eller samhällets skyddsvärden. Säkerhetsskydd är uppbyggt av olika delar men allt bygger till stor del på proaktiva åtgärder.

Cheferna i organisationen har ett konkret ansvar att fortlöpande bedöma om de medarbetare man ansvarar för fortsatt kan bedömas som lämpliga att vara placerade i en säkerhetsklassad befattning. En chef ska inom ramen för detta ansvar kunna agera händelseutlöst, löpande och uppföljande samt även avslutande. Det är då viktigt att chefen agerar proaktivt och uppsökande. För att detta ska kunna ske behöver cheferna få rätt kunskap, rätt verktyg och en stor dos trygghet i hur de kan, får och bör agera.

När en chef ska genomföra ett samtal i samband med en observation eller incident (händelseutlöst) bör denne tänka på vissa saker och förbereda samtalet. Dispositionen ger chefen ett konkret stöd inför ett sådant samtal.

Skapar ett strukturerat stöd för den chef/medarbetare/konsult som gjort sin observation och rapporterar. Den innehåller alla nödvändiga delar för att kunna bearbetas vidare i ett andra steg. Då mallen fylls i korrekt skapas också goda förutsättningar för vidare ärendehantering, bedömning, behovsanalys för vidare åtgärder samt prioritering inom organisationen.

Ohanterade riskfaktorer kopplade till en medarbetares arbets- och/eller privatliv kan, om de inte hanteras på ett proaktivt och riskreducerande sätt, leda till oönskade och onödiga sårbarheter, säkerhetsincidenter och allvarliga eller kritiska konsekvenser som ligger långt utanför den egna verksamheten.

Dokumentet Riskfaktorer & Observandum ger information och vägledning som stöd i samband med uppföljande säkerhetsprövning och därtill relaterat proaktivt säkerhetsarbete.

Mallen för uppföljande säkerhetsprövningssamtal ger chefen ett verktyg för effektivt och strukturerande uppföljande säkerhetsprövningssamtal. Mallen underlättar även dokumentation och internrapportering genom att både övergripande och detaljerade sammanställningar av samtalen genereras per automatik.

Syftet med det uppföljande säkerhetsprövande arbetet är att klarlägga om en medarbetare i verksamheten kan antas vara fortsatt lojal mot de intressen som ska skyddas i Säkerhetsskyddslagen och även i vissa fall enligt Känd avsändare flygfrakt, om personen är pålitlig från en säkerhetssynpunkt, samt utreda eventuella sårbarheter som föreligger och om dessa kan antas påverka säkerheten och lämpligheten.

Livssituation kan förutsättas förändras hos medarbetare över tid, vilket då också kan påverka individen från en säkerhetssynpunkt. Det uppföljande säkerhetsprövande arbetet syftar till att fortlöpande skapa ett sådant underlag och förutsättning, så att beslut om lämplighet kan fattas. Dessa samtal genomförs i det ordinarie proaktiva arbetet och sker inte i samband med att något inträffat.

Mallen för avslutande säkerhetsprövningssamtal ger chefen ett verktyg för effektivt och strukturerande uppföljande avslutningssamtal. Mallen underlättar även dokumentation och internrapportering genom att både övergripande och detaljerade sammanställningar av samtalen genereras per automatik.

Det avslutande säkerhetsprövningssamtalet sker då en anställning eller tillfälligt uppdrag, som inneburit att medarbetaren varit inplacerad i en säkerhetsklassad befattning, ska avslutas. Precis som vid säkerhetsprövningsintervjun som sker inför en anställning och sådan inplacering, är även detta ett samtal som behöver få ta tid, genomföras och dokumenteras på ett strukturerat sätt.

Den här workshopen hjälper er att identifiera vilka medarbetare som gör vad i organisationen, vem som har behov av vad, vilken behörighetsnivå, vilka mandat, budgetansvar, attest- och konteringsrättigheter, personalansvar upphandling, inköp etc. för att kunna utföra sitt arbete och för att verksamheten ska kunna bedrivas effektivt. Detta är ett sätt att identifiera och uppskatta vilka sårbarheter som finns inom en avgränsad befattningskategori.

Detta underlag skapar sedan en beskrivning av rationella, logiska underbyggda och förankrade argument som konkret pekar på de risker och sårbarheter som ligger inom respektive befattningskategoris tjänsteområde. Ett sådant underlag kan sedan användas som en brygga till hur man väljer att beskriva och bygga en HR-policy, hur man arbetar systematiskt i en rekryteringsprocess och när och varför man eventuellt väljer att förstärka en sådan process, exempelvis då med en bakgrundskontroll.

Det blir då görbart att på ett transparent sätt förklara varför vissa individer omfattas av mer omfattande kontroller i samband med en rekrytering eller då ett mandat utökas i en befintlig anställning och varför det inte gör det i andra fall.